当前位置: 首页> 新闻动态> 行业资讯
浅谈商务会议策划的流程以及注意细节
作者:郑州演出公司      发布时间:2020/1/14 17:27:46

一般大型的会议、会展,都会考虑请妆业的策划公司,因为会议、会展等策划是一项非常复杂的事情,当活动策划公司在接到任务后,首先就是进行会议策划,今天小编带大家了解进行会展策划的具体流程以及策划注意细节。

商务会议策20200114172859.jpg

一、商务会议策划的流程


1、 联系


客户有意向在会后与我们联系,我们会要求对方提供尽可能详细的一些计划,以便于策划和策划方案。


2、 商务会议策划


根据客户会议的基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都必须考虑到顾客的容忍和满意。


3、 方案提供


与客户沟通基本策划思路,并形成方案,使客户在其所在单位进行记录和审批;


4、 前期考察


在前期进行一些基本沟通后,客户通常会选择进行规划方案的现场调查,并提供所有的协助;


5、 合约


检查满意后,签订合同,所有接待内容均写入,详细内容非常重要;虽然前面略显笨重,但很多相关问题都得到了很好的解决。


6、 预付款


签订合同需要一定数额的预付款,这样整个会议过程就会顺利进行,因为酒店预订需要预付款,汽车预订也需要预付款;如果没有预付款,我们的订单随时可能被取消;这是一个不可弥补的麻烦,特别是当会议次数为大的。


7、 预订


这是我们必须认真做的事情之一,合同是与接待单位有关的预订,预付款必须到位。


8、 接待


接待是整个会议的核心部分,包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作,当然,一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。


9、业务会议汇总和结算


在业务会议结束时,双方认真总结会议情况,并核对各类文件,并严格按合同履行会计。


二、商务会议策划注意细节


1、在会议开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程“时间进度表”。


2、如果会议形式比较郑重,除了电话联系外,需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复。


3、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。


4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。


5、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。


6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。